Как правильно заполнить авансовый отчет образец – Образец заполнения авансового отчета в 2019 году

Содержание

Авансовый отчет — это… Авансовый отчет: образец заполнения

Авансовый отчет – это документ, которым подтверждается расходование средств, выданных подотчетным сотрудникам. Он оформляется получателем денег и предоставляется в бухгалтерию для проверки. После этого авансовый отчет передается руководителю на утверждение. Расходы, отраженные в документе, подлежат списанию в порядке, установленном ПБУ. Рассмотрим далее особенности и образец заполнения авансового отчета.

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

Номер документа.
Дату заполнения авансового отчета.
Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
Табельный номер (при наличии).
Назначение аванса.

В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

Оборотная сторона

Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

Командировочное удостоверение.
Чеки ККМ.
Квитанции.
Товарные, транспортные накладные.
Счета-фактуры и пр.

Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

Нюанс

На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

Утверждение руководителем и списание сумм

Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

Запреты

Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

Сроки хранения

Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

Работа в «1С»

Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или «1С». Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в «1С».

Для работы нужно открыть документ «Авансовый отчет». Его создают из вкладки «Производство» или «Касса». В меню следует выбрать необходимый пункт.

После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку «Добавить». Далее необходимо выбрать «Физическое лицо».

После этого выбирается необходимый тип документа. Например «Выдача средств в кассах по РКО». Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на «+», можно добавить новую позицию.

Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка «Оплата». В графе «Прочее» отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку «Печать».

fb.ru

Как правильно заполнить авансовый отчет по форме АО-1: порядок и образец

Авансовый отчет – разновидность бухгалтерской отчетности, в рамках которой подтверждается расходование денежных средств, которые выдаются подотчет сотруднику в форме аванса. Он представляет собой бланк, который заполняется с двух сторон: лицевой и оборотной. Форма заполняется двумя ответственными лицами: бухгалтером и подотчетным лицом.

Сначала он заполняется подотчетным лицом, к нему подкрепляются чеки и прочие документы, подтверждающие факт расхода. Получив комплект документов, бухгалтер проводит тщательную их проверку и фиксирует данные в графах отчета.

Руководитель издает приказ «О подотчетных лицах». Согласно данному документу, поименно назначаются подотчетные лица, цели, на которые будут выделяться средства, сроки подачи отчетов, размер максимальной суммы, которая может быть выдана единоразово. В кассе деньги выдаются при предъявлении удостоверения.

Заполнение подотчетным лицом

В первую очередь указывается полное наименование предприятия, дата заполнения документа. Далее составитель прописывает личные данные: фамилию, инициалы, должность, табельный номер. В последнюю очередь указывается назначение аванса (на представительские, хозяйственные или командировочные расходы). Документы следует пронумеровать в том порядке, в котором они будут перечислены на обороте отчета.

Графа №1-2. Порядковый номер документа, дата его выдачи.
Графа №3. Номер, присвоенный фискальному чеку, накладной и т. д.
Графа №4. Вид осуществленного расхода (например, расходы на канцелярию, бытовую химию и т. д.)
Графа №5. Если расход был осуществлен в рублях, в этой колонке указывается его сумма.
Графа №6. Если в финансовой операции денежной единицей выступала иностранная валюта, сумма потраченных средств указывается в этой строке.

Когда все документы, подтверждающие факт расхода средств, внесены в акт, подотчетное лицо суммирует затраты в строке напротив слова «Итого» в национальной и зарубежной валюте (графы 5 и 6 соответственно).

Правила заполнения со стороны бухгалтера

Как только отчет попадает бухгалтеру в руки, в присутствии подотчетного лица заполняется расписка о том, что первый принял пакет документов в обработку. Обратите внимание, в расписке указывается дата получения отчета от подотчетного лица бухгалтером.

После этого, на поле «Отчет проверен» бухгалтер указывает сумму расходов сотрудника (прописью), которая соответствует предоставленным оригиналам расходных документов.

После тщательной проверки и убежденности в правильном составлении документа бухгалтер передает отчет на утверждение руководству предприятия.

Ознакомившись с предоставленными данными, руководитель своей подписью утверждает факт понесенных ответственным лицом расходов. Документ возвращается в бухгалтерию для занесения в реестры и главную книгу.

Получив от руководителя подписанный отчет, бухгалтер обязан выполнить следующие действия:

Заполнить поле «Израсходовано». Сумма расходов, которая была утверждена руководством на основании предоставленных документов.
Внести данные в графу «Остаток/Перерасход». Для того чтобы определить значение данного показателя, нужно воспользоваться несложной формулой. Значение данного показателя согласно предыдущего авансового отчета (если имел место факт остатка – ответственный потратил не все деньги, значение будет иметь знак «+», если был факт перерасхода – ответственный остался должен, число будет иметь отрицательное значение) необходимо прибавить к сумме полученных средств по данным текущего отчета и вычесть израсходованную сумму.
Заполнить раздел «Документальное дополнение». Важно указать количество документов, приложенных к отчету, которые и подтверждают факт израсходованной суммы.
Рассчитать значения «Остаток внесен/Перерасход компенсирован». В данном пункте указывается, были ли внесены в кассу наличные средства, оставшиеся неиспользованными в рамках описываемой авансовой операции. Если имел место факт перерасхода, в данном пункте указывается, выдались ли подотчетному лицу средства из кассы. Обратите внимание, пункт заполняется кассиром, правильность заполнения подтверждается его подписью.

Оформление данного бланка в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Сроки подачи документа ответственным лицом

Если подотчётные средства были выданы ответственному лицу в кассе предприятия в виде наличных средств, предельный срок подачи отчета составляет 5 банковских дней (отсчет ведется со дня, следующего за окончанием командировки).

Если лицу были выданы средства посредством корпоративного электронного платежного устройства:

в форме наличных – отчитаться за них следует до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем окончания командировочного отпуска;
в безналичной форме – отчет необходимо сдать не позднее 10-го банковского дня.

Если речь идет о личном электронном платежном устройстве, правила подачи отчета равны как для наличных, так и для безналичных сумм – крайний срок подачи документа бухгалтеру — 3-й день.

Если наличные средства выдаются из кассы предприятия целенаправленно на закупку с/х продукции или заготовку вторсырья, ответственное лицо обязано отчитаться за них на протяжении 10 банковских дней со дня оформления суммы.

Если наличные или безналичные средства выдаются с целью решения вопросов гражданско-правового характера, авансовый отчет должен быть подан бухгалтеру не позднее 5-го дня. При учете, что первым считается день, когда плательщик налогов завершил выполнение гражданско-правовой операции по поручению или за счет лица, которое выдало финансовые средства.

znaydelo.ru

Авансовый отчет бланк, пример заполнения бланка авансового отчета

Авансовый отчет – это документ, необходимый для подтверждения израсходованных сумм, взятых из кассы подотчетным лицом на различные цели.

Щелкните, для увеличения

Выдача денежных средств происходит на основании приказа о подотчетных лицах, в котором указываются: перечень подотчетных лиц, сроки выдачи, целевое назначение, необходимые суммы. Если сотрудник уезжает в командировку, то основанием может служить приказ о командировке или командировочное удостоверение, завизированное руководителем организации.

Существует унифицированная форма авансового отчета АО-1. Это двухсторонний бланк, заполняемый в единственном экземпляре, как работником бухгалтерии, так и подотчетным лицом.

Как заполнить авансовый отчет работнику

Подотчетное лицо заполняет АО-1 с лицевой стороны, указывая наименование организации и свои данные (ФИО, должность, табельный номер, назначение аванса). На оборотной стороне перечисляет документы, подтверждающие расход средств (графы 1-6), с указанием сумм. Данные документы необходимо пронумеровать в соответствии с порядком, представленном в отчете.

Графа 1. Указывается номер по порядку, присвоенный оправдательному документу.
Графа 2,3. Дата и номер документа соответственно.
Графа 4. Вид расхода.
Графа 5, 6. Указывается сумма произведенного расхода в рублях (5) или валюте (6).

Строка «Итого». Представлена общая сумма расходов (графа 5 или 6, в зависимости от валюты).

Заполнение формы № АО-1 бухгалтером

Подотчетное лицо сдает заполненный бланк АО-1 с оправдательными документами работнику бухгалтерии, который расписывается при получении документа с указанием номера и даты авансового отчета, итоговой суммы, количества приложенных документов, подтверждающих расходы. В конце расписки необходимо указать дату предоставления отчета и передать ее подотчетному лицу.

После проверки правильности оформления документов и расходования средств, бухгалтер заполняет графы 7-8, указав суммы расходов, принятых к учету и графу 9, с указанием номера бухгалтерских счетов.

Затем заполняется лицевая сторона формы, с указанием остатка (или перерасхода) предыдущего аванса, суммы полученного аванса, израсходованных средств, остатка или перерасхода сумм аванса, бухгалтерских записей операций учета произведенных расходов.

Для заполнения таблицы используются данные графы 9.После этого авансовый отчет утверждает руководитель. Затем работник бухгалтерии списывает подотчетные средства и производит окончательный расчет с подотчетным лицом. При остатке денежных средств у подотчетного лица, их необходимо сдать в кассу по приходному кассовому ордеру. При перерасходе, по расходному кассовому ордеру, подотчетному лицу возмещается перерасходованная сумма.

Post Views: 319

paperdoc.ru

Бланк авансового отчета: образец заполнения

Любое должностное лицо, отправляемое в командировку на основании соответствующего приказа руководителя организации, получает деньги из кассы предприятия, расходование которых впоследствии необходимо задокументировать. Делается это с помощью авансового отчета.

Что такое авансовый отчет?

Авансовый отчет – это используемый для учета и подтверждения выдачи, а также расходования денежных средств документ, заполняемый командированным лицом и бухгалтером. Все юридические лица обязаны использовать унифицированную форму № АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ №55 от 01 августа 2001 г.

Авансовый отчет: форма АО-1

Скачать образец документа

Как правильно оформлять авансовый отчет

Изначально заполнение авансового отчета выполняет командированное лицо. Сотрудник, получивший на руки бланк, должен заполнить следующие графы:

наименование организации
номер документа
дата составления документа
наименование своего структурного подразделения
ФИО
должность
назначение аванса
сумма выданных средств
сумма остатка (перерасхода)
документы, подтверждающие расходы
личная подпись

Заполненный бланк сдается в бухгалтерию, где дополнительно проставляются:

бухгалтерские проводки
номера счетов
приложения
утвержденная сумма израсходованных средств
подпись бухгалтера
подпись главбуха

На отрезной части документа бухгалтер вносит:

ФИО сотрудника
номер авансового отчета
дату составления
израсходованную сумму (прописью)
кол-во подтверждающих расходы документов
подпись

Пример заполнения авансового отчета

Авансовый отчет, образец заполнения которого представлен ниже, позволит понять специфику заполнения бланка АО-1

Отчет о командировке: образец

Оформление авансового отчета в большинстве случаев выполняют командированные лица. На нашем сайте можно скачать пример заполнения авансового отчета по командировке: